Wichtig: Der Antrag muss spätestens bis 30. September 2025 gestellt werden. Es handelt sich um eine strenge Frist, verspätete oder unvollständige Anträge werden nicht mehr berücksichtigt.
Antragstellung nur online über FinanzOnline
Die Rückerstattung wird ausschließlich über FinanzOnline beantragt. Die österreichische Finanzverwaltung prüft, ob der Antrag vollständig und zulässig ist, und leitet ihn dann an die zuständige Behörde des jeweiligen EU-Landes weiter.
Originalbelege oder Kopien müssen im Normalfall nicht mitgeschickt werden – außer das betreffende Land verlangt diese ausdrücklich. In vielen Staaten ist das zum Beispiel bei Rechnungen über 1.000 Euro oder bei Kraftstoffrechnungen ab 250 Euro der Fall.
Bearbeitungsdauer im Ausland
Der jeweilige EU-Staat hat grundsätzlich vier Monate Zeit, den Antrag zu bearbeiten. Wenn zusätzliche Informationen angefordert werden, kann sich die Bearbeitungszeit auf bis zu acht Monate verlängern.
Erstattungszeitraum und Mindestbeträge
Der Antrag muss sich auf einen bestimmten Zeitraum beziehen. Das können entweder mindestens drei Monate oder ein ganzes Kalenderjahr sein. Ein kürzerer Zeitraum ist nur dann erlaubt, wenn es sich um den Abschluss des Jahres handelt, zum Beispiel November und Dezember.
Zusätzlich gelten Mindestbeträge: Bei einem Antrag für drei Monate muss die zu erstattende Summe mindestens 400 Euro betragen. Für ein ganzes Jahr genügt ein Betrag von 50 Euro.
Unterschiede zwischen den EU-Staaten beachten
Zwar ist das Antragsverfahren einheitlich geregelt, die steuerlichen Vorschriften sind jedoch von Land zu Land unterschiedlich. Manche Länder schließen bestimmte Kostenarten von der Erstattung aus. Häufig betroffen sind etwa Verpflegungs- und Bewirtungskosten, Repräsentationsausgaben oder Kosten im Zusammenhang mit PKW-Nutzung.
Praktische Erfahrungen
In der Praxis zeigt sich, dass manche ausländische Behörden zusätzlich beglaubigte Übersetzungen von Rechnungen oder Verträgen verlangen. Es lohnt sich daher, frühzeitig zu prüfen, ob sich die Antragstellung für die jeweilige Summe überhaupt auszahlt.
Probleme können manchmal auch bei der rechtzeitigen Zustellung von Bescheiden oder Rückfragen auftreten, vor allem wenn elektronische Nachrichten nicht richtig übermittelt werden.